什麼是SOP？老闆把公司流程寫成 SOP 的 5 個步驟
SOP（Standard Operating Procedure）是「標準作業程序」，把一件重複發生的工作，寫成任何人照著做都能得到相同結果的步驟。
什麼是SOP？對老闆來說，SOP 就是把你腦中的經驗變成公司的資產，讓你不必每件事都親自盯。這篇整理 SOP 和制度的差別，以及老闆建立 SOP 的 5 個步驟。
什麼是SOP？SOP 跟公司制度有什麼不同？
SOP 是針對單一工作的操作步驟，制度則是規範權責、獎懲與決策的規則；SOP 告訴員工「怎麼做」，制度告訴員工「誰負責、做到才算好」。
SOP：例如開店流程、出貨流程、客訴處理步驟。
制度：例如請假規定、獎金辦法、權限劃分。
兩者要搭配。只有 SOP 沒有制度，員工知道怎麼做卻沒人負責；只有制度沒有 SOP，員工知道要負責，卻不知道怎麼做好。想建立整套可複製的公司制度，可以參考 公司越做越大，老闆為什麼反而更忙？教你建立可複製的公司制度。
公司為什麼需要SOP？
公司需要SOP，是因為它能讓品質穩定、新人上手更快，也讓老闆從日常瑣事中抽身。
沒有 SOP 的公司，常出現這些狀況：
同一件事，每個人做法不同：客人今天和明天得到的服務不一樣。
新人只能跟著學：老員工教得好不好，決定了新人的品質。
出錯找不到原因：沒有標準，就無法判斷是哪一步出了問題。
大小事都問老闆：員工不確定怎麼做，只好每件事都請示。
如果你的公司大小事都等老闆決定，延伸閱讀：公司大小事都等老闆決策怎麼辦？從授權五個層次看老闆如何不再被綁住。
SOP怎麼寫才會有人照著做？
寫 SOP 有 5 個步驟：選出最常出錯的流程、請做得最好的人示範、拆成步驟並寫出標準、讓新人試跑修正、定期檢查更新。
步驟 1：先選最常出錯或最常重複的流程
不要一次寫全公司的 SOP。先挑客訴最多、新人最常做錯，或老闆最常被問的 3 個流程。
步驟 2：請做得最好的人示範
找公司裡這件事做得最好的人，邊做邊錄影或記錄，把他的做法當作標準。
步驟 3：拆成步驟並寫出完成標準
每一步用「動詞＋對象」來寫，例如「確認訂單金額」，並寫出做到什麼程度才算完成。可以搭配照片、截圖或檢查表。
步驟 4：讓新人照著試跑
請沒做過的人只看 SOP 執行一次，卡住的地方，就是需要補寫的地方。
步驟 5：定期檢查與更新
流程、工具或規定改變時就要更新，並寫上版本與更新日期，避免員工用到舊版本。
為什麼寫好的SOP沒人照著做？
SOP 沒人照著做，通常是因為寫得太長、放在找不到的地方，或者主管自己不遵守。
太長太複雜：一份 SOP 最好控制在一頁內，複雜的流程拆成幾份。
找不到：放在員工工作時看得到的地方，例如雲端資料夾、現場張貼或系統內。
沒有檢查：主管要定期抽查，做得好的要公開肯定。
主管帶頭破例：主管自己不照做，員工很快就會跟著不做。
SOP 也可以和績效指標連動，例如把 SOP 的執行狀況列入考核，可以參考 KPI 是什麼意思？老闆設定業務 KPI 的正確方式。
業務團隊也需要SOP嗎？
業務團隊一樣需要SOP，把開發、報價、追蹤的步驟標準化，主管才能看出每位業務卡在哪一關。
很多老闆以為業務靠個人魅力，不適合寫 SOP。其實越是靠人的工作，越需要把共同的步驟寫下來，例如第一次拜訪要問哪些問題、報價後幾天內要追蹤。主管帶業務的常見盲點，可以參考 業務團隊怎麼管理？主管帶業務最常犯的 4 個錯。
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常見問題
SOP 會不會讓員工變得死板？
SOP 規範的是「一定要做到的標準」，不是限制所有細節。可以把必須遵守的步驟和可以彈性調整的部分分開寫，讓員工在標準之上發揮服務的溫度。
小公司也需要寫SOP嗎？
需要。小公司人少，一個人請假或離職的影響更大。先從最重要的 3 個流程開始寫，每個流程一頁，就能明顯減少老闆被問問題的次數。
JBS商學院的商模制度實戰班課適合誰？
適合公司越做越大、老闆卻越來越忙，想建立可複製制度的中小企業老闆與高階主管。課程協助老闆把商業模式、流程與制度整理成系統，讓公司不必事事依賴老闆。
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